Elastyczność, głupcze!
W 2019 roku czyli jeszcze przed wybuchem pandemii wartość rynku benefitów pozapłacowych sfinansowanych przez pracodawców wyniosła 12,7 mld zł. To kwota porównywalna z wydatkami państwa na kulturę i sztukę (14,4 mld zł), wymiar sprawiedliwości (12,2 mld zł), administrację publiczną (13,8 mld zł). W roku 2019 z benefitów pozapłacowych korzystało 82% zatrudnionych. (wg badań ARC Rynek i Opinia). Liczby robią wrażenie, nie dziwi jednak ich wysokość, skoro wg raportu Randstad w roku 2020 pozycja pensji i świadczeń pozapłacowych pozostaje kluczowa dla 74% pracowników.
Epidemia koronwirusa stanowi niespotykane bodaj dotychczas wyzwanie dla rządów, systemu opieki zdrowotnej czy systemu edukacji. Uśmierca jedne biznesy, pozwala rozkwitać innym. Bezsprzecznie jednak możemy powiedzieć, że zmieniła tryb życia i pracy milionów ludzi na świecie… rzucając tym samym wyzwanie tysiącom pracodawców. Nowa sytuacja rodzi nowe potrzeby, a co za tym idzie wymagania, które pracodawcy kierować będą do swoich partnerów biznesowych.
Rynek benefitów elastycznie dopasowuje się do zmieniającej sytuacji, wychodząc naprzeciw bieżącym potrzebom i tak jak inne branże przechodzi dziś przyspieszony kurs digitalizacji swoich usług.
Z tej perspektywy, kryzys pandemiczny może być impulsem do przewartościowania portfolio benefitów, które pracodawcy oferują swoim pracownikom, z drugiej zaś strony jest niewątpliwie szansą dla biznesu z tego obszaru by znacznie i bardzo dynamicznie rozwinąć ofertę świadczeń pozapłacowych, w większym stopniu zwiększyć ich indywidualizację, zarówno w kontekście pracowników jak i pracodawców.
Wraz z rozpoczęciem kolejnej już fali epidemii nieuchronnie pojawią się nowe ograniczenia, które sprawią, że większość z nas pozostanie w domach, stanowiących odtąd lokalne centra dowodzenia w pełnym tego słowa znaczeniu. Realizując z nich potrzeby… pracy, zakupów, nauki, aktywności fizycznej, zdrowia, rozrywki.
Nowa sytuacja nie oznacza bowiem, że dotychczasowe potrzeby aktywnych zawodowo jak i pracodawców, zostały wymazane. Uległy one przewartościowaniu, zmienić się zatem będzie musiał zakres oraz model ich dostarczania. W nowej sytuacji utrzymanie satysfakcjonującego poziomu zdrowia, motywacji oraz efektywności będzie największym wyzwaniem dla pracodawców i dostawców usług. Elastyczność zatem jawi się jako kluczowe ogniwo skutecznej strategii realizowania benefitów pracowniczych. Od partnerów biznesowych w tym obszarze wymagać należy w tym okresie szczególnie wysokiego stopnia mobilizacji a także bieżącego wsparcia w wypracowywaniu i poszukiwaniu skutecznych rozwiązań.
Wyzwania pracy zdalnej
Benefit czy nie? W czasach przed pandemią 52% Polaków deklarowało chęć pracy zdalnej od czasu do czasu (wg Confidence Index). 40% pracowników wskazuje możliwość pracy w domu jako wyraz partnerskich relacji, 33% zaś jako wyraz uznania ze strony przełożonego. Dzisiejsza sytuacja sprawia, że praca w domu upowszechniła się jako nowy naturalny model przyjęty przez wiele firm.
Choć możliwość pracy zdalnej w krótkim okresie odbierana jest przez pracowników i pracodawców pozytywnie, konieczność pracy zdalnej niesie już za sobą dużą niepewność. Badanie bowiem wskazują, że poza krótkoterminowymi korzyściami, praca zdalna dostarcza również wiele wyzwań.
Wg raportu „State of Remote Work 2020” na pytanie o największe wyzwania pracy zdalnej 20% pracowników sygnalizuje problemy z efektywną komunikacją z pozostałymi członkami zespołu, kolejne 20% zaś zmaga się z uczuciem osamotnienia. Dla 18% dodatkowym wyzwaniem jest umiejętność efektywnego rozdzielenia czasu pracy i czasu relaksu czy czynności domowych. 12 % deklaruje zaś istotne trudności z efektywnością pracy z domu. Wg sondażu Ariadny z marca 2020 blisko 1/3 pracowników twierdzi, że obowiązki zawodowe podczas pracy zdalnej pochłaniają więcej czasu niż w biurze.
Obawy wskazywane przez pracowników uświadamiają nam, że długoterminowa praca z domu niesie za sobą istotne i konkretne wyzwania. Co za tym idzie, trudności napotykane przez pracowników, staną się wkrótce wyzwaniami dla działów HR, które zmagać się mogą ze zwiększonym zapotrzebowaniem na wsparcie w obszarze integracji zespołów, utrzymania odpowiedniej motywacji, jak również wyposażeni pracownika w odpowiednie narzędzia pracy i pomoc w dostosowaniu czy tez stworzeniu ergonomicznego miejsca pracy.
Wśród skutecznych form zacieśniania relacji pracownicy wskazywali dotychczas spotkania (67%), wyjazdy integracyjne (59%) czy wspólne warsztaty. Znacznie niżej zostały ocenone idealne w pandemicznej rzeczywistości wewnętrzne grupy zainteresowań (43%) czy firmowe sieci społecznościowe (37%)(wg raportu Pracuj.pl „Zawodowy styl życia”) Właśnie te formy są dziś zdecydowanie częściej wykorzystywane z uwagi na bezpieczeństwo. Ponadto elastyczne podejście i konkurencja na rynku usług doprowadziła do udostępnienia wielu nowych narzędzi. Mam tu na myśli webinary z zakresu ergonomii pracy zdalnej, redukcji stresu, rozwoju kompetencji miękkich, a dla rodziców animacje dla dzieci, poradniki z zabawami dla najmłodszych, dostęp do baz ebooków i audiobooków.
Dodatkowo, aby wesprzeć pracowników w budowaniu zdrowego i niezawodnego miejsca pracy, 52% respondentów przyznało, że ich firmy zaczęły finansować narzędzia pracy i infrastrukturę domowego biura. Pomaga to również w zwiększeniu produktywności pracowników i daje sygnał, że firma jest w pełni zaangażowana w promowanie pracy zdalnej.
Dziś niespełna 8 mln Polaków cierpi na różnego rodzaju problemy psychiczne, w ciągu ostatnich 10 lat liczba chorych wzrosła o 30 %. Blisko 45% pracowników oczekuje od pracodawców wsparcia w zakresie profilaktyki zdrowia psychicznego- wynika z badań Grupy BUPA cytowanych przez Well.hr.
Co trzeci polski pracownik czuje się wypalony zawodowo, jednocześnie 43% z nich uważa, że praca zdalna może być właśnie remedium na nie (wg raprotu ARC Rynek i Opinia). Choć praca zdalna wydaje się zwiększać poczucie bezpieczeństwa, a tym samym poziom stresu pracownika, wyniki badań nie wydają się już takie jednoznaczne i podział pomiędzy pracowników odczuwających mniejszy, większy i niezmienny poziom stresu jest niemal równy.
W obliczu powyższych danych wydaje się, że ten obszar wymaga wiele uwagi od zespołów HR, które przy wsparciu partnerów w obszaru benefitów powinny w perspektywie wdrożyć skoordynowane programy oraz odpowiednie pakiety usług zapewaniające wsparcie najbardziej narażonym pracownikom.
Pracownik w pandemicznej rzeczywistości.
Jak wcześniej ustaliliśmy, pandemia koronawirusa przyniosła nowe wyzwania społeczne i oczywiście pracownicze. Ujawniła jednak ponadto wiele wyzwań z którymi muszą borykać się pracownicy zależnie od ich sytuacji osobistej. Jasno możemy to zaobserwować na przykładzie sytuacji pracowników- rodziców podczas zamknięcia szkół. Zgodnie z raportem opracowanym przez Pracuj.pl w maju 2020 79% takich pracowników uważa, że praca w warunkach domowych jest dla nich większym wyzwaniem niż dla osób bezdzietnych. Aż 57% rodziców dzieci w wieku szkolnym lub przedszkolnym miało problem z oddzieleniem czasu prywatnego i służbowego. Pośród wsparcia systemowego oferowanego przez pracodawcę najbardziej doceniali oni elastyczny grafik, większe możliwości wykorzystania urlopu, wsparcie psychologiczne. Nieco gorzej sytuacja przedstawia się ponadto wśród kobiet. W raporcie „Praca w dobie koronawirusa.” czytamy, iż 83% z nich uważało, że miały większe trudności w wykonywaniu swoich obowiązków w trakcie pandemii”, 46% z nich czuło się jednak traktowanych przez przełożonych ze zrozumieniem.
Badania z lutego 2020 udostępnione przez Pracuj.pl wskazywały ponadto na istotne bariery w kwestiach równouprawnienia płci w pracy. Aż 71% kobiet uważało, że nie ma równych szans w życiu zawodowym, 60% zaś, że płeć pracownika ma zaś wpływ na możliwości rozwoju zawodowego i awansu.
Jak więc widać na tym przykładzie, liderzy organizacji, jak i wspierające ich działy personalne mają do wykonania sporo pracy w zakresie budowania kultury wsparcia pracowników, zaufania oraz efektywnej komunikacji w celu wzajemnego zrozumienia potrzeb. Szybkie reagowanie na zmieniającą się sytuację, adaptacja do nowych potrzeb, pozwoli organizacjom stworzyć warunki korzystne do poprawy employer brandingu, przyciągnięcia talentów, w perspektywie zaś wypracowania przewagi rynkowej.
Zmiana sytuacji rynkowej spotęgowana przez lockdown gospodarki sprawiła, że sytuacja i rola benefitów pracowniczych z perspektywy pracodawcy, uległa dosyć istotnej zmianie.
Według wspominanego wcześniej badania „Praca w czasie pandemii” aż 44% pracowników obawia się utraty pracy. Z analizy „Rynek pracy w czasie COVID-19” przerpowadzonej przez Grant Thornton dowiadujemy się natomiast, że liczba benefitów proponowanych kandydatom w maju 2020 spadła średnio o 1 w porównaniu do marca 2020 roku. Najbardziej odczuwalny okazał się spadek dostępności do szkoleń, na które w kwietniu mogło liczyć już tylko 36% kandydatów. Obrazuje to szybkie ale jednak krótkowzroczne działania pracodawców w tym obszarze.
Spadek może wynikać również z tego, iż krótkoterminowo część benefitów, wobec szybko zmieniających się potrzeb, okazało się mniej pożądana lub wręcz nieprzydatna. Wejściówki do instytucji kultury, karty sportowe czy też benefity dostępne w stacjonarnym biurze jak kawa i owoce ustąpiły miejsca świadczeniom online, które w pełniejszy sposób odpowiadają na potrzeby pracowników w nowych realiach.
Rola partnerów w kreowaniu rozwiązań oferowanych przez systemy pozapłacowe
Działy personalne we współpracy z partnerami zewnętrznymi mają dość szerokie możliwości działania w obszarze wsparcia pracownika.
Wdrażając bazy wiedzy obejmujące przydatne informacje w zakresie wsparcia rodziców z dziećmi, informacje jak zadbać o własne zdrowie i dobre samopoczucie podczas pracy, czy też jak zaadaptować się do zmian lubwdrożyć techniki redukcji stresu. Inicjując wszelkie rozwiązania online jak: warsztaty, webinaria, szkolenia, zajęcia zdalne dla pracowników i ich rodzin. Mogą one obejmować:naukę języka, dostęp do multimedialnych bibliotek cyfrowych, zajęcia sportowe online, jogę, indywidualne sesje wsparcia psychologicznego. Koncentrując się na wsparciu pracowników poprzez indywidualne sesje mentoringowe, webinaria dla managerów dotyczące zarządzania i wsparcia zespołu w pracy zdalnej. Ponadto uruchamiając dostęp do cyfrowej prenumeraty czasopism branżowych, usług concierge etc.
W tak dynamicznym otoczeniu niezwykle istotna wydaje się również bieżąca komunikacja, w tym sprawne diagnozowanie potrzeb i bieżąca ocena wprowadzanych dla pracowników rozwiązań. Ankiety potrzeb pracowniczych, ocena wsparcia managerów, ocena narzędzi, którymi dysponują w pracy zdalnej Ponadto proste badania samopoczucia i poglądów na wprowadzane przez pracodawców rozwiązania w zakresie choćby częściowego powrotu do biura, pracy rotacyjnej, zmianowej. Takie działania pozwalają lepiej przygotować zarządy do wyzwań i trafniej ocenić skutki ich przyszłych decyzji.
Ankiety i sondaże, w przypadku braku spotkań bezpośrednich, pozostają głównym źródłem informacji o nastrojach i potrzebach panujących w firmie. Wprowadzane rozwiązania, w tym benefity muszą bowiem odpowiadać na realne potrzeby użytkowników, ponadto zapewniać duży stopień elastyczności.
Sytuacja istotnej zmiany w podejściu pracodawców do obszaru benefitów, potrzeba efektywnego alokowania kosztów w tym obszarze jest jednocześnie szansą dla dostawców usług i zarazem partnerów w tym obszarze. Działy personalne, przed którymi zarządy stawiać będą konkretne wymagania, oczekiwać będą elastycznego i szybkiego działania. Nakierowania na realne rozwiązanie potrzeb pracowników, a także wskazanie i wsparcie we wdrożeniu konkretnych rozwiązań. To sprawi, że osławione „owocowe środy” mogą już do nas nie powrócić, a przynajmniej nie w dotychczasowym kształcie.
Systemy kafeteryjne odpowiedzią na zmienne otoczenie?
Benefity pracownicze od lat rozrastają się,dążąc do zaspokajania różnorodnych potrzeb pracowników. Dotychczas jednym z głównych wyzwań była indywidualizacja rozwiązań oraz zapewnienie ich szerokiego zakresu. W pandemicznej rzeczywistości, w której pracodawcy z jeszcze większą uwaga oglądają wydawane złotówki, wyzwaniem będzie uzyskanie większej satysfakcji i zaangażowania pracowników… za mniej.
Wg raportu „Przyszłość wellbeingu i benefitów pracowniczych- nowe porządki!” spośród pięciu najbardziej powszechnych benefitów z okresu przed pandemią, w czołowej piątce okresu pandemii pozostały jedynie… dwa- karta fitness oraz pakiet opieki medycznej.
Pracownicy coraz częściej oczekują od benefitów nie tylko prostych, masowych rozwiązań związanych z pracą biurową czy kartą wstępu do klubu fitness. Cenią sobie natomiast wsparcie w życiu codziennym. Zwłaszcza dziś pożądane są rozwiązania ułatwiające codzienne funkcjonowanie ludzi o różnych, przecież, potrzebach. Odpowiedzią na te wyzwania wydają się programy kafeteryjne, w których to pracownicy sami decydują o tym jak skonsumować środki, które otrzymują od pracodawców. Mogą robić to zgodnie ze swoimi aktualnymi potrzebami, bez konieczności długoterminowego deklarowania się co do korzystania z oferowanych rozwiązań. Ponadto warto wskazać, iż benefity z samej swojej natury nieść powinny ze sobą wartość dodaną dla pracownika. W przypadku radykalnych zmian w sposobie funkcjonowania firmy- choćby poprzez pracę zdalną czy system zmianowy, pracownicy pozbawieni zostają realnej możliwości korzystania z części dotychczasowych rozwiązań.
Jak pisałem wcześniej, jednym z kluczowych obecnie wyzwań pozostaje utrzymanie motywacji zespołu pracującego zdalnie. Health Enhancement Research Organization (HERO) wskazuje sport i dobre odżywianie jako główne źródła podnoszące produktywność pracowników o ¼. Równocześnie zaś wskazuje, że przyczyniają się do obniżenia absencji o co najmniej kilkanaście procent. Ponadto zaobserwować również można ich pozytywny wpływ na wzrost zaangażowania pracowników o 15%.
Dlatego dobrym rozwiązaniem wydają się również przedpłacone karty, które zasilić można online, właśnie z budżetu benefitowego. Pracownicy, którzy w dobie pracy zdalnej nie mogą skorzystać z benefitów oferowanych stacjonarnie, mogą natomiast skorzystać z takiej formy finansowania swoich zakupów spożywczych czy też lunchu, bądź kateringu dietetyczngo bez konieczności wychodzenia z domu.
Wg badania „Czas motywacji– efektywność świadczeń pozapłacowych” wykonanego przez SW Research 64% pracowników byłoby skłonnych wymienić otrzymywane od pracodawcy świadczenia pozapłacowe na przedpłaconą kartę, z pomocą której mogli by sfinansować lunch lub zakupy spożywcze.
Zdrowie zaczyna być w cenie?
Pakiety medyczne w pandemicznej rzeczywistości wyprzedziły na liście najbardziej pożądanych świadczeń karty fitness. Wydaje się jednak, że pakiety medyczne są tylko jednym z elementów, jakich działy personalne powinny oczekiwać od partnerów w tym obszarze. Taka współpraca, zwłaszcza w obecnej rzeczywistości może i powinna mieć znacznie szerszy zakres.
Dostawcy usług medycznych mogą bowiem udzielić wsparcia w poprawie bezpieczeństwa funkcjonowanie firm w dobie pandemii. Za istotną należy uznać pomoc w opracowaniu instrukcji bezpieczeństwa epidemiologicznego. Ponadto partnerzy medyczni mogą być nieocenieni w obszarze organizacji tzw. bezpiecznego powrotu do biura. Doradztwa co do rodzaju, zakresu,umiejscowienia środków ochrony, jak i zasad korzystania z powierzchni wspólnych.
Ponadto, szczególnie w zakładach produkcyjnych, gdzie praca zdalna nie jest możliwa, zwłaszcza w obecnej sytuacji lawinowego wzrostu zachorowań, dostawcy usług medycznych na zlecenie pracodawcy, zaangażowani mogą zostać do przeprowadzenia badań na obecność koronawirusa dla pracowników a nawet ich rodzin. Finalnie testy pomogą top managementowi zarządzać ryzykiem oraz bezpieczeństwem pracowników. Także w podjęciu świadomej decyzji związanej z wprowadzeniem rozwiązań pozwalających na zachowanie ciągłości pracy, w efekcie zaś minimalizację kosztów.
Zakres pakietów medycznych, podobnie jak omawianych wcześniej pozostałych świadczeń pozapłacowych, nie będzie poddawany tak radykalnym zmianom. Niemniej jednak wobec również wspominanych wcześniej wyzwań w zakresie utrzymania motywacji pracowników, pojawią się z pewnością potrzeby zorganizowania dodatkowego wsparcia w obszarze psychologii i psychiatrii jak webinary, konsultacje z specjalistami, czy też warsztaty online.
Jestem przekonany, że słowami kluczami do efektywnego funkcjonowania w dobie pandemii będą: zrozumienie, elastyczność, współpraca. Dotyczy to oczywiście pracowników, pracodawców oraz partnerów biznesowych. Działy personalne powinny uważnie wsłuchiwać się z głos pracowników, by efektywnie z uwzględnieniem ich potrzeb oraz możliwości pracodawcy wypracować z partnerami biznesowymi właściwe rozwiązania. Pracownicy zaś aktywnie komunikować swoje potrzeby, wykazać się zrozumieniem oraz elastycznością w tej trudnej dla wszystkich sytuacji. Dostawcy usług zaś, wspierać pracodawcę w wypracowaniu efektywnych i realnie funkcjonujących rozwiązań, bo przynosząc wartość dodaną pracownikom i świadomość dobrze wydanych środków, pracodawcom, są w stanie utrzymać klientów, dla których usługi z tego obszaru najłatwiej zamienić na realne i twarde oszczędności.
